Schwierige Gespräche führen
Von der Konfliktangst zur Gesprächssicherheit
13.11.2025 38 min
Zusammenfassung & Show Notes
Schwierige Gespräche werden nicht leichter, wenn du sie aufschiebst. Sie werden leichter, wenn du sie führst mit guter Vorbereitung, der Drei-Satz-Eröffnung, aktivem Zuhören und klarem Abschluss.
Episode 011: Schwierige Gespräche führen - Von der Konfliktangst zur Gesprächssicherheit
Kernbotschaft der Episode
Schwierige Gespräche werden nicht leichter, wenn du sie aufschiebst. Sie werden leichter, wenn du sie führst mit guter Vorbereitung, der Drei-Satz-Eröffnung, aktivem Zuhören und gezielter Emotionsregulation.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Wenn du schwierige Gespräche aufschiebst, gibst du dem Problem Zeit zu wachsen und gerätst in einen Teufelskreis, der dem Teamklima, der Arbeitsqualität und deiner Glaubwürdigkeit schadet. Die Lösung liegt in vier bewährten Grundsätzen: gute Vorbereitung ohne starres Skript, passender Rahmen entsprechend der Gesprächsart, direktes Ansprechen des schwierigen Themas mit der Drei-Satz-Eröffnung und Klarheit über nächste Schritte am Gesprächsende. Aktives Zuhören und Emotionsregulation bei dir selbst und deinem Gegenüber sind dabei die entscheidenden Schlüssel zum Erfolg.
Darum geht's in dieser Episode
In dieser finalen Episode der ersten Staffel von Sozial und Gesund spreche ich über ein Thema, das wohl jede Führungskraft kennt: schwierige Gespräche, die wir vor uns herschieben. Ich zeige dir, wie der Teufelskreis des Aufschiebens entsteht und wie du aus ihm ausbrechen kannst. Du lernst vier bewährte Grundsätze kennen, die dir helfen, herausfordernde Gespräche souverän zu führen. Ich stelle dir die Drei-Satz-Eröffnung vor, eine einfache Technik, mit der du schwierige Themen klar und direkt ansprichst, ohne dein Gegenüber zu überrumpeln. Du erfährst, warum aktives Zuhören der wichtigste Schritt nach der Gesprächseröffnung ist und wie du vermeidest, schon während des Zuhörens deine Antwort vorzubereiten. Ich erkläre dir, wie du mit Emotionen umgehst, die bei dir selbst auftauchen, und wie du die Gefühle deines Gegenübers erkennst, benennst und validierst, ohne unangemessenes Verhalten zu akzeptieren. Du bekommst konkrete Strategien zur Deeskalation, wenn Vorwürfe aufkommen, und lernst, warum die Nachbereitung schwieriger Gespräche genauso wichtig ist wie die Vorbereitung. Dabei teile ich auch meine eigenen Erfahrungen und Fehler aus meiner Zeit als Führungskraft und zeige dir, wie ich selbst gelernt habe, schwierige Gespräche zu führen. Am Ende der Episode gebe ich einen Ausblick auf die zweite Staffel und lade dich ein, mir deine Wünsche und Themenvorschläge zu schicken.
Feedback und Kontakt
Dein Feedback ist wertvoll für mich. Nur durch deine Rückmeldungen kann ich den Podcast besser machen. Die erste Staffel von Sozial und Gesund endet mit dieser Episode, aber der Podcast geht weiter. Die zweite Staffel wird sich an deinen Wünschen orientieren. Schreib mir deine Themenvorschläge, Fragen oder Wünsche für die kommenden Episoden:
E-Mail: mailto:raphaelkraemer@gmx.de
Website: https://www.sozialundgesund.de
Newsletter: https://www.sozialundgesund.de/newsletter
Kernbotschaft der Episode
Schwierige Gespräche werden nicht leichter, wenn du sie aufschiebst. Sie werden leichter, wenn du sie führst mit guter Vorbereitung, der Drei-Satz-Eröffnung, aktivem Zuhören und gezielter Emotionsregulation.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Wenn du schwierige Gespräche aufschiebst, gibst du dem Problem Zeit zu wachsen und gerätst in einen Teufelskreis, der dem Teamklima, der Arbeitsqualität und deiner Glaubwürdigkeit schadet. Die Lösung liegt in vier bewährten Grundsätzen: gute Vorbereitung ohne starres Skript, passender Rahmen entsprechend der Gesprächsart, direktes Ansprechen des schwierigen Themas mit der Drei-Satz-Eröffnung und Klarheit über nächste Schritte am Gesprächsende. Aktives Zuhören und Emotionsregulation bei dir selbst und deinem Gegenüber sind dabei die entscheidenden Schlüssel zum Erfolg.
Darum geht's in dieser Episode
In dieser finalen Episode der ersten Staffel von Sozial und Gesund spreche ich über ein Thema, das wohl jede Führungskraft kennt: schwierige Gespräche, die wir vor uns herschieben. Ich zeige dir, wie der Teufelskreis des Aufschiebens entsteht und wie du aus ihm ausbrechen kannst. Du lernst vier bewährte Grundsätze kennen, die dir helfen, herausfordernde Gespräche souverän zu führen. Ich stelle dir die Drei-Satz-Eröffnung vor, eine einfache Technik, mit der du schwierige Themen klar und direkt ansprichst, ohne dein Gegenüber zu überrumpeln. Du erfährst, warum aktives Zuhören der wichtigste Schritt nach der Gesprächseröffnung ist und wie du vermeidest, schon während des Zuhörens deine Antwort vorzubereiten. Ich erkläre dir, wie du mit Emotionen umgehst, die bei dir selbst auftauchen, und wie du die Gefühle deines Gegenübers erkennst, benennst und validierst, ohne unangemessenes Verhalten zu akzeptieren. Du bekommst konkrete Strategien zur Deeskalation, wenn Vorwürfe aufkommen, und lernst, warum die Nachbereitung schwieriger Gespräche genauso wichtig ist wie die Vorbereitung. Dabei teile ich auch meine eigenen Erfahrungen und Fehler aus meiner Zeit als Führungskraft und zeige dir, wie ich selbst gelernt habe, schwierige Gespräche zu führen. Am Ende der Episode gebe ich einen Ausblick auf die zweite Staffel und lade dich ein, mir deine Wünsche und Themenvorschläge zu schicken.
Feedback und Kontakt
Dein Feedback ist wertvoll für mich. Nur durch deine Rückmeldungen kann ich den Podcast besser machen. Die erste Staffel von Sozial und Gesund endet mit dieser Episode, aber der Podcast geht weiter. Die zweite Staffel wird sich an deinen Wünschen orientieren. Schreib mir deine Themenvorschläge, Fragen oder Wünsche für die kommenden Episoden:
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Sozial und gesund ist ein Projekt von: https://www.kraemercoaching.de
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Herzliche Grüße,
Dein Raphael Krämer
Tags
Schwierige Gespräche, Führung Sozialwesen, Gesprächsführung, Konfliktmanagement, Feedbackgespräche, Kommunikation Gesundheitswesen, Teamführung, Führungskräfteentwicklung, Emotionsregulation, Mittlere Führung
Transkript
Schwierige Gespräche führen - von der Konfliktangst
zur Gesprächssicherheit. Das ist das Thema der heutigen
elften Episode von Sozial und Gesund. Herzlich willkommen,
schön, dass du dabei bist.
Elfte Episode habe ich gerade gesagt, das ist wie ganz
zu Anfang angekündigt damit auch das Ende der ersten
Staffel von Sozial und Gesund, denn die hatte ich ja
angekündigt als Schwerpunktstaffel für alle aus der
mittleren Führungsebene.
Das heißt jetzt nicht, dass der Podcast hiermit vorbei
ist oder dass es von jetzt an für euch alle, die ihr in
der mittleren Führungsebene seid, nicht mehr interessant
ist. Es wird weitergehen mit dem Podcast.
An dieser Stelle wie immer erstmal mein Dank an alle,
die mir geschrieben haben an raphael@sozialundgesund.de,
die mir Feedback hinterlassen haben. Vielen, vielen Dank
dafür. Nur anhand dieses Feedbacks kann ich wachsen.
Schreibt mir weiter an raphael@sozialundgesund.de.
Link in den Show Notes hier für die Episode oder auch
unter sozialundgesund.de zu finden.
Gut, nun will ich uns aber nicht länger aufhalten, kommen
wir direkt zum Thema. Ich glaube, wir alle kennen die
Situation, dass wir schwierige Gespräche schon mal vor uns
hergeschoben haben.
Je länger ich warte, umso schwieriger wird es eigentlich.
Die heutige Episode richtet sich vor allen Dingen an die
von uns, die eher zum Aufschieben solcher Gespräche neigen.
Ich möchte zunächst mit diesem Aufschiebe-Dilemma anfangen.
Dass wir Elterngespräche, Teamkonflikte, Kritikgespräche,
Angehörigenbeschwerden oder schwierige Mitarbeitergespräche
vor der Tür stehen haben.
Und dabei eröffnen wir einen Teufelskreis. Wir haben ein
Problem, aber wir schieben es auf. Und die meisten Probleme
werden einfach mit der Zeit größer.
Aufschieben ist nichts anderes als dem Problem Zeit geben.
Konfliktscheu zu sein ist eine menschliche Eigenschaft.
Es ist aber in vielen Kontexten auch führungsschädlich.
Die Kosten sind, dass das Teamklima darunter leidet,
die Arbeitsqualität und letztendlich unsere Glaubwürdigkeit
als Führungskraft. Je länger ich warte, umso emotional
aufgeladener ist das Thema.
Meine Praxisfrage an dich: Welches schwierige Gespräch
schiebst du gerade vor dir her? Wenn du eins gefunden hast,
dann hast du am Ende der Episode eine Idee, wie du damit
umgehen kannst.
Dass ich selber darüber jetzt so frei sprechen kann, das
war nicht immer so. Ich habe meine ganz eigenen
Aufschiebe-Desaster hinter mir. Eine Situation mit einer
Mitarbeiterin ist mir in Erinnerung.
Ich musste ihr eine kritische Rückmeldung geben bezüglich
ihres Verhaltens gegenüber Eltern einer Patientin. Mein
Fehler war, ich habe das Gespräch aufgeschoben, meiner
Grundtendenz Harmonie zu suchen folgend.
Das führte dazu, dass zwischen dem Ereignis und dem
Gespräch viel zu viel Zeit lag. Wendepunkt für mich war
eine Führungskräfte-Fortbildung, wo ich lernte, wie kann
ich es besser machen.
Heute führe ich solche schwierigen Gespräche deutlich
leichter. Sie bleiben herausfordernd, aber sie haben ihren
Schrecken verloren, weil ich ein paar Punkte berücksichtige.
Was sind diese Grundsätze? Grundsatz 1 ist die Vorbereitung
eines solchen Gespräches, ohne mich einzuengen. Ich darf ein
Gespräch nicht bis ins kleinste Detail vorplanen.
Denn dann bin ich so gebunden an meinen Plan, dass ich meinem
Gegenüber gar nicht mehr richtig zuhöre. Vorbereitung sollte
ein Ankerpunkt sein, der Orientierung gibt, aber flexibel ist.
Ich überlege mir vorher: Was ist mein Ziel? Wie kann ich
meine positive Absicht formulieren? Wie fange ich das
Gespräch an? Was wären mögliche Reaktionen?
Diese Vorbereitung kann ich auch in wenigen Minuten auf dem
Weg zum Termin machen. Was ist das Ziel? Was ist meine
positive Absicht? Wie fange ich an?
Der zweite Grundsatz ist, einen passenden Rahmen finden.
Viele tendieren zu denken, ein herausforderndes Gespräch
braucht einen geschützten Raum und viel Zeit.
Aber viele herausfordernde Gespräche sind einfach
Feedback-Gespräche über einen kleineren Konflikt. Manchmal
reichen zwei, drei Minuten in einem ruhigen Flur.
Ich muss mir überlegen: Wie viel Zeit brauche ich? Wie
geschützt muss der Rahmen sein? Um was für eine Art von
Gespräch handelt es sich?
Ein Kündigungsgespräch braucht einen geschützten Raum und
viel Zeit. Ein kurzes Feedback braucht vielleicht nur zwei
Minuten. Aber gutes Timing ist immer wichtig.
Grundsatz 3: Schwieriges Gespräch direkt ansprechen. Viele
tendieren dazu, erst Small Talk zu machen. Problem ist, dass
ich mein Gegenüber dadurch verunsichere.
Viel besser ist die Drei-Satz-Eröffnung. Die ersten beiden
Sätze sind das schwierige Thema und die positive Absicht.
Der dritte Satz gibt meinem Gegenüber Raum zur Stellungnahme.
Beispiel: Mir ist aufgefallen, dass du häufig zu spät zu
Teamsitzungen kommst. Mir ist wichtig, dass alle pünktlich
sind, damit wir effektiv arbeiten können. Wie siehst du das?
Nach dieser Drei-Satz-Eröffnung sollte der erste Schritt
sein: aktiv zuhören. Ich sollte auf das eingehen, was mein
Gegenüber erzählt. Zusammenfassen, rückfragen.
Wir tendieren dazu, nicht richtig zuzuhören, weil wir schon
überlegen, was wir als nächstes sagen wollen. Das sollten
wir vermeiden.
Ich sollte eine gewisse Neugier bewahren für die Sicht
meines Gegenübers. Wenn ich zugehört habe, fasse ich
zusammen: Wenn ich dich richtig verstanden habe, dann...
Wenn ich mein Gegenüber wirklich verstanden habe, kann ich
für Klarheit sorgen oder für Veränderung. Erst dann kann
ich meine Wünsche mit den Bedürfnissen meines Gegenübers
verknüpfen.
Vierter Grundsatz: Mit Klarheit aus dem Gespräch rausgehen.
Ich stelle sicher, dass ich alles angesprochen habe. Wir
klären, was unsere weiteren Schritte sind.
Manchmal brauchen wir keine weiteren Schritte, nur Klarheit
über verschiedene Perspektiven. Manchmal braucht es klare
Vereinbarungen und Follow-up-Termine.
Manchmal wird mir klar, wir haben keine optimale Lösung
gefunden. Dann muss ich von meiner Führungsverantwortung
Gebrauch machen und einen Weg vorgeben. Auch das ist Klarheit.
Das Thema Emotionsregulation ist wichtig. Ich bin ein
harmoniesuchender Mensch. Das führt zu Angst vor Konflikt.
Ich muss zunächst meine Emotionen zur Kenntnis nehmen.
Tief durchatmen. Innere Distanz herstellen. Ich kann meine
Emotionen auch transparent machen: Ich merke, dass ich nervös
bin. Aber ich möchte, dass wir zu einem guten Ergebnis kommen.
Das gilt auch für mein Gegenüber. Ich muss darauf achten,
welche Gefühle auftauchen. Sind sie wütend, traurig,
frustriert? Manchmal ist es sinnvoll, das auszusprechen.
Ich validiere die Gefühle, aber Emotionen sind eine
individuelle Wahrnehmung, nichts Absolutes. Ich kann
verstehen, dass du ärgerlich bist, und zugleich erwarten,
dass du anders damit umgehst.
Bei Vorwürfen können wir deeskalieren, indem wir nicht mit
Rechtfertigung reagieren, sondern mit Nachfrage. Erstmal
nachfragen, bevor ich mich rechtfertige.
Wenn Emotionen auftauchen, sollte ich sie benennen. Und ich
kritisiere Verhalten, nicht Person und Persönlichkeit. In
herausfordernden Gesprächen neigen wir dazu, nicht gut
zuzuhören.
Wenn du das merkst, dann zurücklehnen, ausatmen, Pause
machen und zum aktiven Zuhören zurückkehren. Nach dem
Gespräch ist vor dem Gespräch.
Es ist wichtig, solche Gespräche nachzubereiten. Nicht nur
dokumentieren, sondern reflektieren: Was war gut? Was mache
ich beim nächsten Mal anders?
Gucke, brauchst du ein Follow-up? Halte diesen Termin ein.
Manchmal ist es wichtig, Ergebnisse dem Team zugänglich zu
machen - aber nur mit Transparenz für die betroffene Person.
Manchmal haben wir alles top vorbereitet und kommen dennoch
nicht weiter. Es braucht immer zwei Personen für ein gutes
Ergebnis. Wenn der Konflikt sich verhärtet hat: Mediation
oder Supervision?
Zusammenfassend: Wenn wir konfliktscheu sind und zum
Aufschieben neigen, machen wir es schlimmer. Wir kommen in
einen Teufelskreis.
Vier Grundsätze: Gute Vorbereitung, richtigen Rahmen finden,
schwieriges Thema direkt ansprechen, mit Klarheit aus dem
Gespräch rausgehen.
Drei-Satz-Eröffnung, aktives Zuhören, Emotionsregulation.
Das klingt viel, aber durch Übung wird es deutlich leichter.
Ausblick auf die zweite Staffel: Wann sie startet, kann ich
noch nicht sagen. Das Thema liegt an dir. Schreib mir deine
Wünsche an raphael@sozialundgesund.de.
Wenn du diesen Podcast noch nicht abonniert hast, dann ist
es jetzt Zeit dafür. Ich freue mich von dir zu hören.
Das war's für heute, bleib sozial und gesund, führe mit
Herz und Verstand. Herzliche Grüße, dein Raphael Krämer.
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