Effektive Meetings und Besprechungen
Meetings und Besprechungen effektiv organisieren und führen
18.09.2025 37 min
Zusammenfassung & Show Notes
Verbringst auch du gefühlt die Hälfte deiner Arbeitszeit in Meetings und fühlst dich danach erschöpft, ohne etwas geschafft zu haben? In dieser Episode lernst du das Meeting-Paradox im Sozial- und Gesundheitswesen kennen und bekommst eine bewährte 5-Schritte-Struktur an die Hand, mit der du aus zeitraubenden Besprechungen effektive Arbeitsinstrumente machst. Entdecke, wie gut strukturierte Meetings zur Wertschätzung für dein Team werden und dir wertvolle Zeit zurückgeben.
Episode 007: Meetings und Besprechungen effektiv organisieren und führen
Verbringst auch du gefühlt die Hälfte deiner Arbeitszeit in Meetings und fühlst dich danach erschöpft, ohne etwas geschafft zu haben? In dieser praktischen Episode erfährst du, wie du aus zeitraubenden Besprechungen effektive Arbeitsinstrumente machst. Du lernst das Meeting-Paradox im Sozial- und Gesundheitswesen kennen und bekommst eine bewährte 5-Schritte-Struktur an die Hand, mit der jede Besprechung zum Erfolg wird.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Das Meeting-Paradox: In Besprechungen arbeiten wir eigentlich nicht, aber ohne sie können wir auch nicht arbeiten
- Qualität vor Quantität: Weniger, aber gut strukturierte Meetings sind effektiver als viele schlecht organisierte Besprechungen
- Die Notwendigkeitsfrage: Könnten alle ihre Arbeit auch ohne dieses Meeting machen? Diese Frage entscheidet über Sinn oder Unsinn einer Besprechung
- Klare Ziele sind Pflicht: Für jede Besprechung muss allen Beteiligten klar bekannt sein, wozu sie dient
- Jedes Meeting braucht einen Kapitän: Ohne Moderation laufen fast alle Meetings aus dem Ruder
- Struktur ist Wertschätzung: Gut organisierte Meetings zeigen Respekt vor der Zeit aller Beteiligten
Konkrete Praxis-Tipps
- Führe eine Meeting-Inventur durch: Liste alle deine Besprechungen auf und prüfe deren Notwendigkeit
- Stelle die Notwendigkeitsfrage: Angenommen, diesen Termin gäbe es nicht - könnten alle trotzdem arbeiten?
- Definiere klare Ziele: Formuliere in einem knappen Satz, was als Ergebnis herauskommen soll
- Bestimme einen Moderator: Jede Besprechung braucht jemanden, der auf Zeit und Struktur achtet
- Nutze die 5-Schritte-Struktur: Begrüßung und Ziele - Agenda - Hauptteil - Ergebnisse zusammenfassen - Nächste Schritte
- Vermeide die 5 Meeting-Fallen: Keine Agenda, falsche Teilnehmer, Endlosdiskussionen, Protokollchaos, fehlende Nachverfolgung
- Reserviere 10 Prozent der Zeit für Ergebnissicherung: Beende kein Meeting ohne Zusammenfassung der Beschlüsse
Reflexionsfrage der Episode
Welches war dein schlimmstes Meeting als Teilnehmer oder als Leitung? Was hat gefehlt? Diese Erfahrung zu reflektieren ist wertvoll und zeigt dir, was du anders machen kannst.
Übung für diese Woche
Meeting-Inventur in 5 Schritten:
- Schritt 1: Liste alle deine Meetings der letzten Woche auf
- Schritt 2: Stelle für jedes Meeting die Notwendigkeitsfrage - sowohl für dich als auch für alle anderen Teilnehmer
- Schritt 3: Schreibe auf, was das Ziel und das erwartete Ergebnis jedes Meetings ist
- Schritt 4: Streiche oder kürze Meetings, bei denen du nur Fragezeichen notieren konntest
- Schritt 5: Probiere bei einem deiner Meetings die 5-Schritte-Struktur aus und beobachte den Unterschied
Ausblick auf kommende Episoden
In der nächsten Episode geht es um das Thema "Richtig delegieren - Verantwortung abgeben, ohne Kontrolle zu verlieren". Wenn das für dich interessant ist, dann sei beim nächsten Mal dabei.
Feedback & Kontakt
Ich freue mich sehr über deine Rückmeldung zu dieser Episode und deine Erfahrungen beim Optimieren deiner Meetings:
- E-Mail: raphael@sozialundgesund.de
- Website: www.sozialundgesund.de
- Newsletter: www.sozialundgesund.de/newsletter
"sozial und gesund" ist ein Projekt von: www.kraemercoaching.de
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Bleib sozial und gesund und führe mit Herz und Verstand!
Tags
#Meetings effektiv führen, #Besprechungen organisieren, #Sozialwesen, #Gesundheitswesen, #Führungskräfte, #Teamleitung, #Zeitmanagement, #Meeting-Struktur, #Moderation, #Kommunikation im Team
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